Jeg er en idiot til at få ting gjort. Jeg svarer alt for sent på beskeder og mails, og der står stadig nogle hylder derhjemme i et skab, som skal hænges op. Det er ikke, fordi jeg ikke vil. Men det er ret tit, at jeg ikke kan huske, hvad det var for nogle opgaver, jeg egentlig skulle løse.

Det var noget med nogle hylder, der skulle op på børneværelset.

Eller en vagtplan, der skulle laves.

Skal jeg egentlig have løbet en tur?

Alle mennesker har opgaver. De fleste har mange. Og at de bliver gjort, og gjort i tide, er ret vigtigt for, at vores samfund kan fungere. Veje skal bygges, rapporter skal skrives, og det næste virale TikTok-hit skal udgives. Det hele bidrager til samfundets produktivitet. Til vores BNP. Hvis ingen får udrettet noget, så falder samfundet fra hinanden.

Derfor har jeg taget et hovedspring ned i en sø, jeg sjældent svømmer i. Jeg har undersøgt, hvordan jeg kan blive bedre til at få ting gjort. Jeg har ikke nogen ambition om at blive en produktivitetsmaskine, der måler min værdi i, hvor meget jeg når. Blot i at blive bedre til at bruge tiden godt. Mens jeg øvede mig i at blive bedre til at få ting gjort, gik det op for mig, at det ikke nødvendigvis handler om at få lavet flere ting. Måske handler det om at vælge de rigtige ting – og faktisk at få tid til dem. For det er først, når jeg har overblik over mine opgaver og vælger bevidst, hvad jeg laver hvornår, at jeg kan styre mit eget liv. Min egen tid. Det er først der, jeg kan leve med vilje.

Så hvordan kommer jeg derhen?

Det begyndte en dag, hvor jeg havde tidligere fri, end jeg plejer. Jeg havde lige et par timer, inden min datter skulle hentes, og da jeg kom hjem, satte jeg mig ved skrivebordet. Der var noget, jeg skulle ordne.

En stemme bagerst i hovedet sagde noget om en hylde, der skulle sættes op på børneværelset. Og var der ikke også noget andet? Nå jo, jeg skulle bestille en tid hos lægen angående min skulder.

Men jeg havde stadig en fornemmelse af, at der var noget, jeg havde glemt. Og her, bag skrivebordet, gik det op for mig. Jeg havde overhovedet ikke styr på, hvad jeg egentlig skulle bruge min tid på. Jeg kunne slet ikke være sikker på, at de to ting, jeg var kommet i tanker om, egentlig var de vigtigste opgaver at få løst.

Så jeg besluttede mig for at gøre noget. Jeg ville lære at få styr på min tid og mine opgaver. Og undervejs lærte jeg, at der heldigvis er nogle meget konkrete ting, man kan gøre, hvis man har tendens til at glemme sine opgaver, ligesom jeg har.

Skriv ting ned

Det første, jeg gjorde, var at skrive til mine kolleger. Det er mit indtryk, at de generelt er gode til at nå de ting, de skal. Havde de nogen gode værktøjer til to-do-lister? En af de første, der svarede, var Anders Lemke, vores digitale udvikler. Anders har været på Zetland længe, han smiler næsten altid, har et stort skæg, og så går Anders rigtigt meget op i at være produktiv.

“Måske er jeg i virkeligheden doven,” sagde han til mig. “Og den dovenskab driver mig til at sørge for, at jeg er så produktiv som muligt, for det giver mig så mere tid til at lave ingenting. Måske er det det, der driver mig. Min dovenskab.”

Anders har et helt regime af ting, han gør for at have styr på sine opgaver. Det hedder Getting Things Done, og det er ikke ét, han selv har fundet på. Det kommer fra en bog af forfatter og konsulent David Allen, og det bygger grundlæggende på fem trin. For det første skal du indfange alle dine forpligtelser og skrive dem ned. Virkelig alt. De ting, du tænker på, at du skal have gjort, de ting, du har lovet andre, og alle de ting, du allerede er i gang med. For det er først, når du har fået alt ud af dit hoved og ned på papir, i en kasse eller i en notes-app, at du ikke længere behøver at bruge energi på at huske det.
“Du har brug for et system, du stoler på, for at kunne frigive ressourcerne i din hjerne til at være kreativ og planlægge frem for at prøve at huske ting,” forklarede Anders.

For at gøre det skal du bruge nogle indbakker. Du har sikkert allerede en eller flere indbakker til mails og beskeder. Men du skal også bruge en anden slags indbakke: en digital eller fysisk liste, som du altid kan skrive ting ned på, når du forpligter dig til noget. Så snart du siger “jeg ringer til dig på fredag,” så skal det i indbakken. Og så har du måske også brug for en fysisk indbakke, hvor du kan lægge den cykellygte, der er løbet tør for batterier, som du skal have købt.

Det var det første trin. Det andet og tredje trin hænger sammen. Her skal du nemlig finde ud af, hvad du skal gøre med tingene i indbakken. Hvad er næste skridt? Hvis der er mere end ét skridt, hedder det et projekt, og så skal det have sin egen liste, hvorfra du så finder den næste ting, der skal gøres. Når du ved, hvad den næste handling er, har du tre muligheder. Hvis den tager mindre end to minutter, skal du bare gøre det med det samme. Skrive tillykke til fætter Kim, for eksempel. Hvis det er en anden, der skal gøre noget, så skal du uddelegere det og skrive det på en liste over opgaver, du venter på bliver løst. Og ellers skal du planlægge at gøre det. Enten ved at skrive det i kalenderen, hvis det skal gøres på et bestemt tidspunkt (ringe til min redaktør på torsdag, for hun går på ferie på fredag), eller skrive det på en liste over ting, der skal gøres, så snart det er muligt (hænge hylde op i soveværelset).

De her lister over ting, der skal gøres så snart som muligt, har David Allen en ret smart måde at organisere på. I stedet for at kategorisere listerne efter emner skal de organiseres efter, hvilken ressource du skal bruge for at løse en opgave. “Ringe til redaktør” kommer på en telefonliste. En længere mail, der skal sendes, kan komme på en computerliste. “Støvsuge køkkenet” hører hjemme på en slags hjemmeliste. Og “købe mælk” skal selvfølgelig på indkøbslisten.

For det fjerde skal du reflektere over det hele. Hjørnestenen i David Allens system er et ugentligt gennemsyn, hvor man gennemgår alt i sine indbakker og på sine lister og sørger for, at det hele er up to date.

Det sidste og femte punkt handler om at gøre de ting, du har sat dig for. Det kræver selvfølgelig, at du stadig prioriterer opgaverne i øjeblikket, men hvis du har gjort alle de foregående ting, så vil du, siger David Allen og Anders, have en god idé om, hvad der giver mening at gøre lige nu ud fra den tid, du har, de ressourcer, du har ved hånden, og hvor meget energi du har.

For Anders giver det her system frihed, fordi han ved, at han har skrevet alt det, han skal forholde sig til, ned.

“Det, som jeg synes er befriende ved at have fundet det her system, er at have fuldt overblik over alle de ting, jeg ikke laver lige nu. At have en følelse af, at jeg har prioriteret alle de ting, jeg burde og kunne lave,” fortæller han.

“Hvis ikke jeg har gjort det i lang tid, så kan jeg mærke, hvordan livet indhenter mig. Det er sådan en stressfølelse. Og så sætter jeg mig ned og gør det, og så er det, som om huh, så falder alt til ro igen.”

Okay, det lyder da meget rart. Så den første ting, jeg skal lære, er altså at skrive ting ned.

Refleksion, refleksion, refleksion

Det næste, jeg gjorde, var at spørge Zetlands medlemmer, om de havde nogle gode idéer eller systemer, som virkede for dem. Det var der mange, der havde, og jeg lagde særligt mærke til én ting, som gik igen. Flere foreslog noget, der hedder en Bullet Journal.

Lars Kinnunen var en af dem. Han arbejder som dataanalytiker i Region Hovedstaden, og så bor han på Østerbro med sin kone og to børn. Jeg mødtes med ham på hans kontor over for Rigshospitalet i København.

Lars opdagede selv det her system, efter at han havde fået børn. Han ville gerne have fri tidligere, så han kunne se sine børn så meget som muligt, og derfor blev det vigtigt for ham at være produktiv, når han var på arbejde. Nu har Lars været i gang med sin Bullet Journal i nogle år, og det har givet ham mere tid sammen med børnene, fortæller han.

Så hvad er en Bullet Journal?

Helt grundlæggende er det en bestemt måde at udfylde en notesbog på. Man begynder med en helt tom notesbog. Så laver man en indholdsfortegnelse på den første dobbeltside. På den næste dobbeltside laver man så en fremtidslog, som er en oversigt over de næste tre, seks eller tolv måneder. Og på dobbeltsiden efter den laver man en månedslog med en oversigt over datoerne og opgaverne i den næste måned. Når man har gjort alt det, kan man begynde at lave den daglige log. Her skriver man bare den dag, man er nået til, på den side, man er nået til – og så noterer man de aftaler, opgaver og andet, der nu måtte høre til den dag. Det lyder simpelt. Og lidt omstændeligt.

Lidt mindre simpelt er det system af tegn, man skal bruge. Man sætter en prik ud for opgaver og en cirkel ud for begivenheder. Når opgaven er løst, sætter man kryds hen over prikken, og når begivenheden er slut, fylder man cirklen ud. Og så er idéen, at man hele tiden gennemgår de åbne opgaver, man måtte have, og tager stilling til, hvad der skal ske med dem. Hvis de ikke er aktuelle længere, skal de streges ud. Hvis de stadig skal laves på kort sigt, laver man en pil til højre og skriver dem ind i den næste månedlige oversigt. Og hvis de skal laves på langt sigt, laver man en pil til venstre og skriver dem ind i sin fremtidslog.

Det tager lidt tid at føre en Bullet Journal. Men det er en del af pointen. For når man sætter sig ned og tænker over alle de opgaver, man har, og når man skal skrive det ned i hånden, bliver man også tvunget til at reflektere. Og prioritere.

“Du lærer sgu rigtigt meget om dig selv, og hvad der er vigtigt for dig, ved at lave det her. Så det kan jeg godt lide,” siger Lars Kinnunen. Hans Bullet Journal hjalp ikke kun til at sørge for, at han fik lavet en masse ting, men også at han fik lavet de rigtige ting. Han ville jo netop gerne have tid til at se sine børn og alt muligt andet, som ikke havde noget med arbejdet at gøre.

De næste par uger prøvede jeg at føre sådan en Bullet Journal. Og selv om jeg ikke fik gjort det hver dag, så kunne jeg mærke, at når jeg satte mig ned og reflekterede over, hvad jeg gerne ville bruge tid på, så brugte jeg min tid på nogle helt andre ting. Jeg havde overblik over min dag, og jeg fik gjort de ting, jeg gerne ville.

Intentioner kan være gode, men rutiner er bedre

Men jeg kunne mærke, at jeg manglede noget. Hverken med min Bullet Journal eller med Getting Things Done kunne jeg få mig selv til at blive ved med at bruge det.

Hvorfor kunne jeg ikke finde tiden eller rettere viljen til at gøre noget, der kunne give mig en bedre hverdag? For at få svar på det ringede jeg til adfærdsforsker Pelle Guldborg Hansen fra Roskilde Universitet. Han mente, at han godt kunne hjælpe mig med faktisk at få brugt de her systemer.

“Hvis man vil være professionel og effektiv, så bliver man nødt til at erkende, at rutiner betyder utroligt meget, for det er det, der gør dig effektiv,” fortalte han mig.

Okay. Så jeg manglede en rutine. Jeg ville gerne med jævne mellemrum sætte mig ned og få styr på mine lister eller min Bullet Journal. Og Pelle Guldborg Hansen fortalte mig, at der faktisk er forsket i, hvordan man får sådan en rutine op at stå. Han sammenlignede det med at sende en rumstation i kredsløb. Man sender nemlig ikke hele rumstationen op på én gang.

“Man sender en lille ting op ad gangen. Og de dele, man sender op, kommer ikke i tilfældig rækkefølge. Man har en idé om, hvorfor den ene ting kommer op før den anden. Fordi den næste ting skal bygge på den første,” forklarer han.

Så det, jeg skulle gøre, var ikke at implementere et totalt nyt og omfattende system på én gang. I stedet skulle jeg skære ind til benet og finde ud af, hvad der var vigtigst – og så skulle jeg starte dér.

Men hvordan sikrer jeg så, at det bliver gjort? Det kunne Pelle Guldborg Hansen også hjælpe med. I adfærdsforskningen taler man om cue-based planning. Og det handler om at finde en rutine, som man allerede har, og så koble den nye rutine på den.

Selv sætter han hver morgen elkedlen over, når han er stået op. Og i det øjeblik han trykker på elkedlen, så er Pelle Guldborg Hansens rutine at tjekke sin kalender, tidsplan og mailindbakke. Og det gør han så hver dag.

Mens jeg talte med Pelle Guldborg Hansen, gik det op for mig, at jeg faktisk allerede gør det her. Jeg er nemlig morgenvært på Zetland og laver derfor et morgenoverblik hver morgen, jeg er på arbejde. Og der har jeg altid den samme rutine. Jeg kommer ind på kontoret, hælder havregryn op i en skål, sætter elkedlen over, tjekker nyheder, vælger historier, skriver historierne, indtaler, uploader og udgiver dem. Måske kunne jeg koble en ny rutine på den række af rutiner, som jeg allerede gør fast der.

Generelt er det vigtigt, fortæller Pelle Guldborg Hansen, at man forestiller sig den situation, man vil implementere en rutine i, så konkret som muligt. På den måde hjælper man hjernen til at huske det, når man så står i situationen. Og så skal man også have planlagt, hvad man helt specifikt skal gøre. Jeg besluttede, at min nye morgenrutine skulle være at gennemgå min indbakke og tage stilling til alt, hvad der stod i den. Og så skulle jeg kigge på kalenderen for dagen.

“Meeen, hvad så, hvis det ikke fungerer for mig, Pelle?” kunne du måske spørge. Så skal du ikke tænke, at det er, fordi du er et helt særligt menneske, for hvem det ikke fungerer at planlægge rutiner. Nej, i stedet skal du prøve at finde ud af, hvilken specifik del af systemet – af rutinen – der ikke fungerer, og så eksperimentere dig frem til noget, som gør. Det kan for eksempel være, at du skal prøve at skifte sted eller tidspunkt.

Nu vidste jeg, hvad jeg skulle gøre for at få en rutine op at stå. Men jeg havde et sidste hængeparti. Og det var noget, min mor havde plantet i mit hoved.

Følg med dagen

Da jeg til en familiefrokost hos mine forældre fortalte, at jeg gerne ville blive lidt bedre til at få ting gjort, stillede min mor sig på tværs. Var det nu også vigtigt at blive så effektiv, som jeg gerne ville?

Der er lige noget, jeg skal have sagt her. For min mor er nemlig kronisk syg. Mellem to og fire dage om ugen har hun migræneanfald, og på de dage kan hun ikke rigtigt lave noget. Måske var det dét, fortalte hun mig senere, som gjorde, at hun ikke var så begejstret for min nyfundne vilje til at blive produktiv. “Nu har jeg snart været syg i to år, og jeg har brugt meget lang tid på at lære at leve i dag,” sagde hun. “Og ikke hele tiden tænke, at i morgen skal jeg det og det.”

Det griber fat om noget, jeg har tænkt på lige fra starten af mit forsøg på at blive bedre til at få ting gjort. For i bund og grund er jeg faktisk ikke så begejstret ved tanken om at være en maskine, der banker mails af sted fra morgen til aften og spytter artikler ud i ét væk. Men man kan hurtigt blive opslugt af idéen om at kunne nå at lave endnu flere opgaver, læse flere bøger, løbe flere ture og samtidig være til stede hos sin familie: hvis bare jeg kan optimere min tid en smule mere, så kan jeg måske nå det hele.

Der findes virkeligt meget materiale, som lover at hjælpe dig til at blive mere produktiv. Bøger, YouTube-videoer, Twitter-tråde. Måske er vi som samfund blevet opslugt af driften til at klare flere opgaver. Undersøgelser viser, at vi føler, vi mangler tid, men det er ikke, fordi vi har fået mindre fritid. Måske er det i stedet, fordi vi sætter flere og flere ting på to-do-listen og i kalenderen.

Så her bliver jeg nødt til at spørge mig selv: Hvad er det, jeg har så travlt med? Er det vigtigt for mig at nå mange ting? Eller skal jeg bare nå de vigtige, de rigtige ting? Meningen er ikke, at jeg skal læsse flere opgaver på. Meningen er, at systemerne skal hjælpe mig med hele tiden at prioritere min tid, så jeg ikke behøver at frygte, at jeg har glemt alt muligt, jeg burde have gjort. Først da kan jeg være til stede i dag.

Her et par måneder efter at jeg begyndte på artiklen, er jeg stadig i gang med at tilpasse Getting Things Done-systemet til min hverdag. Jeg ved ikke, om jeg faktisk får gjort flere ting end før. Men jeg ved, at det føles, som om jeg bedre kan overskue min dag. Som om jeg i højere grad end tidligere selv bestemmer, hvornår jeg gør hvad. Og måske er det pointen. At blive herre over sine planer, så de ikke pludselig banker på i baghovedet, når det passer dem. Her kan det være en hjælp at have et system, som man stoler på – et system som Bullet Journals og Getting Things Done. I hvert fald for Anders Lemke, der gerne vil have tid til at være doven, og Lars Kinnunen, der gerne vil have tid til at se sine børn. Og måske for mig.

Jeg øver mig stadig i at have en fast rutine, hvor jeg gennemgår mine lister. Men jeg kan også mærke nu, hvor uholdbart det, som jeg havde gang i før, egentlig var. Jeg prøvede virkelig at huske alt. Mit hoved var så fyldt med løse ender, at det kunne have været en kasse med reservedele. Jeg kan huske nogle gange, hvor min kone ville planlægge noget med mig. Og ofte reagerede jeg, som om hun gjorde mig ondt. “Det har jeg ikke lige plads i hovedet til,” har jeg for eksempel sagt. Kunne hun ikke se, at det var en kæmpe stressfaktor at tage de her ting op?

Men selvfølgelig var det ikke min kones skyld. Det var mit eget ansvar. De løse ender havde taget over; jeg lod tilfældighederne råde og endte med at gøre, hvad end jeg lige kom i tanker om. At lave to-do-lister kan virke som en måde at lade sig styre af en notesbog, men i virkeligheden er det en måde at tage styringen.

Jeg er ikke blevet en produktivitetsmaskine. Den her artikel er mindst et par uger forsinket, og indbakken til min arbejdsmail er langtfra tom. Men i morges, efter at morgenoverblikket udkom, satte jeg mig faktisk ned og gennemgik mine lister. Jeg fik skrevet til et par mennesker, jeg skulle skrive til, og nu har jeg styr på, hvad der skal ske resten af dagen. Det giver mig en følelse af ro. En følelse af, at jeg lever med vilje.