Send en tanke til Zetlands medlemmer

Artiklen her er ikke gratis, men du kan læse eller lytte, fordi Nene La Beet er medlem af Zetland og har delt den med dig.

Pling! Det er lyden af en arbejdsmail, der kvæler din fritid

Vi bliver bombarderet med mails, når vi ikke er på arbejde. Her er seks veje til at få din fritid tilbage.

Foto: Brett Jordan

Vores medlemmer foretrækker at lytte


8. februar 2022
14 min.

I torsdags gjorde jeg noget, jeg ved, jeg ikke burde. Jeg sendte en mail til en af Zetlands freelancejournalister uden for almindelig arbejdstid. Den var arbejdsrelateret, men hastede ikke. Den kunne nemt have ventet til fredag morgen.

Det havde ikke været så galt, hvis ikke jeg allerede på det tidspunkt havde været ved at læse op på emnet for den her artikel. Den handler nemlig om, hvordan vores uvane med at sende og læse arbejdsmails uden for arbejdstiden kan gøre os stressede og forstærke en kultur af konstant tilgængelighed, som slører grænserne mellem arbejde og fritid. Så alt det vidste jeg godt i torsdags. Alligevel sendte jeg mailen. Undskyld, Rikke.

Gør du det også? Sender arbejdsmails i fritiden? Eller læser dem, om ikke andet? I en amerikansk rundspørge svarede 51 procent, at de sendte eller modtog mails uden for arbejdstiden. Og det var før pandemien, hvor kombinationen af hjemmearbejde og hjemsendte børn, der påkaldte sig de voksnes opmærksomhed, smurte arbejdet tyndt ud over døgnets timer. Det var tider.

Det var også, næppe tilfældigt, under pandemien, at der kom skred i et opgør med det her problem. I november vedtog Portugals parlament en lov, der forbyder ledere at kontakte deres medarbejdere uden for den aftalte arbejdstid, medmindre det er force majeure. Så sent som i sidste uge indførte Belgien en right to disconnect for alle offentligt ansatte, som slår fast, at deres arbejdsgiver ikke må forvente, at de svarer på mails i fritiden, ikke må forfordele medarbejderne, hvis de undlader at gøre det, og i øvrigt ikke må kontakte dem uden for arbejdstid, medmindre det er akut. Lignende love og regler findes i forskellige afarter i Frankrig, Spanien, Slovakiet, Irland og Italien, og i Europa-Parlamentet er der stemning for at gøre retten til at slukke arbejdstelefonen til en EU-lov. Herhjemme mener halvdelen, at der er brug for nye lovkrav for at begrænse antallet af mails uden for arbejdstiden, viste en måling, som Megafon lavede for TV 2 og Politiken i december 2021.

Spørgsmålet er så, om det er en løsning, der batter. Den forskning, der findes på området, tyder nemlig på, at problemet i høj grad bor i os selv. Heldigvis viser den også, at der er masser af ting, vi selv kan gøre, og i bunden af den her artikel samler jeg seks simple og konkrete råd til din hverdag. Men selv om du ikke bøvler med det her, er det alligevel værd at læse videre. Vi taler nemlig om et problem, der kan være i gang med at udfordre nogle af samfundets mest grundlæggende medarbejderrettigheder. Så er du klar til at kræve din fritid tilbage? Slå dine mailnotifikationer fra, og lad os komme i gang.

For de første, der anskaffede sig en smartphone, føltes det nærmest magisk. Evnen til at tjekke og sende mails på farten var en superkraft, der gjorde det muligt at arbejde når og hvor som helst. Men efterhånden blev den nye frihed til sit eget fængsel. Den teknologi, der skulle hjælpe os med at styre vores tid, kom til at styre os. Forskere taler om autonomiens paradoks – i stedet for at føle os fri til at arbejde, når det passer os, føler vi os nu tvunget til at arbejde en lille smule hele tiden, fordi vi tror, det forventes af os. Det gør det også nogle steder: I 2016 blev 1.845 privatansatte ledere spurgt, om de forventede eller til dels forventede, at deres medarbejdere svarede på arbejdsrelaterede mails og sms’er uden for arbejdstiden. Det svarede næsten hver fjerde ja til.

I modsætning til for 15-20 år siden, så kan man i dag arbejde konstant, selv efter at man har forladt kontoret. Det skaber et pres, som uden tvivl øger stressfølelsen,” siger Bent Greve, der er professor og arbejdsmarkedsforsker ved Roskilde Universitet og har skrevet bogen Technology and the Future of Work.

De fleste behøver ikke forskning til at fortælle dem, at det her kan gøre os stressede, men der er lavet masser af forskning, som dokumenterer det. Faktisk kan alene forventningen om, at en mail kan tikke ind og forlange svar, føre til stress og søvnmangel, viste et studie fra 2016. Mange kan godt håndtere det, uden at det giver problemer, men mennesker har forskellige tærskler for, hvornår de bliver stressede,” siger Bent Greve. Især for familier med mindre børn kan det være svært at få familie- og arbejdsliv til at hænge sammen, hvis det forventes, at man svarer på mails i fritiden. Nogle tør ikke rigtig sige: Jeg kan ikke nå det her.’ Og det skaber et krydspres, som gør, at folk går ned med stress.”

Enhver, der har modtaget en halvvigtig mail uden for arbejdstiden, ved, at den kan rumstere i baghovedet resten af aftenen, mens du leger med dine børn, ser Succession eller ligger på puden. Psykologer kalder det attention residue. Det er det fænomen, at noget af din opmærksomhed bliver hængende ved en tidligere opgave eller aktivitet, hvilket forhindrer dig i at koncentrere dig fuldt ud om det, du er i gang med. Konsekvensen er, at du bliver mindre produktiv, når du er på arbejde, og mindre nærværende, når du har fri.

En af dem, der har forsket i, hvad den evige tilgængelighed gør ved os, og hvad vi så kan gøre ved det, er Laura Giurge fra London Business School. Sidste år udgav hun og en kollega et studie, hvor de havde udspurgt mere end 4.000 mennesker om deres mailvaner og -holdninger. En af deres vigtigste opdagelser er også en af de vigtigste indsigter, hvis vi vil blive bedre til at lade telefonen ligge, når vi har fri: Du tror formentlig, at du skal svare meget hurtigere, end du behøver at gøre.

Det troede deltagerne i undersøgelsen i hvert fald over en bred kam. Modtagerne overvurderede behovet for et hurtigt svar med 36 procent, sammenlignet med hvornår afsenderen faktisk forventede et svar. Vi tror altså, at det er vigtigere at tjekke og besvare arbejdsmails i fritiden, end det egentlig er. Giurge kalder det en email urgency bias. Ironisk nok kommer vi i vores iver sommetider til at svare hurtigere, end afsenderen bryder sig om, siger Laura Giurge til mig. Den medarbejder, der sender en mail til en kollega søndag eftermiddag, er måske helst fri for at tænke på den sag før mandag morgen. Og hvis folk så svarer med det samme, kan man få det sådan åh nej, nu er den tilbage på min banehalvdel’,” siger hun.

De chefer og kolleger, der sender de her arbejdsmails, bærer en stor del af ansvaret. Undersøgelsen viste nemlig også, at afsendere temmelig kraftigt undervurderer, hvor stressende det kan være at modtage en arbejdsmail i fritiden. Når vi sender en mail til en kollega om aftenen, så tænker vi ikke, eller i hvert fald alt for lidt, over, hvordan det påvirker modtageren. Laura Giurge skyder skylden på den såkaldte egocentric bias, som er vores tilbøjelighed til at antage, at andre tænker og føler som os selv. Og vi er jo ikke stressede, i det øjeblik vi sender en utidig arbejdsmail; tværtimod letter vores stress, fordi vi får sat et mentalt flueben. Vi påfører altså andre stress uden god grund, fordi vi tænker for meget på os selv. Vi er nogle værre nogle.

Modtagere af mails uden for arbejdstid bliver mere stressede, end afsenderne forventer,” siger Laura Giurge. Og det kan føre til lavere livstilfredshed og mentalt velvære.”

Mails er én ting. En anden er chatprogrammer som Microsoft Teams og Slack. Vi bruger Slack på Zetland, og for mig er det et langt større problem. Hvis du ikke kender det, så fungerer det lidt som et socialt medie, bare kun for dig og dine kolleger. Du kan sende direkte beskeder eller diskutere mere eller mindre relevante emner i større grupper. Der er noget ved det, der gør det langt mere uforpligtende at fyre en besked af klokken 21, end hvis det havde været en mere formel mail. Problemet med Slack er det samme, som er det fede ved Slack: Det er sjovt. At slacke med kolleger føles hverken helt som at arbejde eller helt som at holde fri, og derfor foregår det gerne både i og uden for arbejdstiden.

Sådan flyder tingene sammen, i takt med at ny teknologi dukker op. Den konstante tilgængelighed kan få work/life-balancen til at tippe og bidrage betragteligt til en stressepidemi, der koster samfundet milliarder i sygemeldinger og sundhedskonsekvenser, foruden de personlige omkostninger for den, der bliver ramt. Lagt sammen med, at hjemmearbejde nok er kommet for at blive efter coronakrisen, mener mange, at det er tid til en arbejdsrevolution. Et stort, tværnationalt studie fra 2020 viste, at arbejdsdagen i gennemsnit blev 48,5 minutter længere under de første måneder af pandemien, hvis man regnede fra første til sidst sendte mail. Da Portugal indførte deres nye forbud mod utidige arbejdsmails, sammenlignede et parlamentsmedlem det med arbejderbevægelsens kamp for kortere arbejdsdage under industrialiseringen.

Frygten er, at fjernarbejdets fremkomst kan slå os tilbage til tiden, før fagforeningerne sikrede deres medlemmer beskyttelse og rettigheder, hvor arbejdsdagen aldrig sluttede. Når flere og flere af os arbejder hjemmefra, er det afgørende med klare skel mellem arbejdstid og fritid. Den digitale omstilling gjorde det nødvendigt at regulere fjernarbejde. Pandemien gjorde det akut,” skrev det portugisiske parlamentsmedlem i The Guardian.

Men der er delte meninger om, hvorvidt den slags tiltag er vejen frem. For det første er det dyrt og besværligt at overvåge og straffe virksomheder, der ikke retter ind. For det andet risikerer reglerne i værste fald at gøre mere skade end gavn. Det var konklusionen på et engelsk studie fra 2020 lavet af Emma Russell, som er seniorlektor i organisationspsykologi ved University of Sussex. Hun undersøgte, hvorfor folk svarer på mails uden for arbejdstid, og kom frem til, at et rent forbud kan resultere i mere stress hos medarbejdere med tendens til angst eller behov for fleksibilitet. For nogle af os passer det ret godt, at vi kan få noget korrespondance overstået i weekenden, så vi har dét mindre på to do-listen mandag morgen og dét mindre at spekulere over i sengen. Fjerner man den mulighed, kan det forværre situationen i stedet for at forbedre den, lød konklusionen.

Fleksibilitet er et tveægget sværd. For nogle betyder det, at de aldrig helt holder fri. For andre giver det frihed og autonomi, og for andre igen er det forudsætningen for, at de kan få en hverdag til at hænge sammen. Derfor, argumenterer Emma Russell, er løsningen ikke at forbyde mails uden for arbejdstid. I stedet er der brug for tiltag, som er skræddersyet til den enkeltes personlighed, siger hun.

Laura Giurge tror, at man kan komme et langt stykke hen ad vejen med regler og restriktioner, hvis de ikke er for firkantede. Men først og fremmest, mener hun, er der brug for, at vi alle bliver bedre til at bruge teknologien på en måde, der hjælper os frem for at begrænse os. Og ikke mindst for en anerkendelse af, at en større respekt for folks privatliv ikke kun er til gavn for de ansatte, men også arbejdsgiveren. Når arbejdet flyder ud over hele dagen, betyder det ganske vist, at vi arbejder mere, men næppe at vi får udrettet mere. Vi har brug for at koble af og hvile hovedet, hvis vi skal præstere vores bedste og mest produktive. Og en medarbejder, der er sygemeldt med stress, producerer slet ingenting. Arbejdsgiveren har selv en interesse i at balancere det her, så folk ikke bliver sygemeldt i længere tid,” som Bent Greve fra Roskilde Universitet siger. Det er med andre ord et fælles anliggende at få ændret den arbejdskultur, der gør evig tilgængelighed til en implicit – og sommetider eksplicit – forventning. Og den kultur kan vi selv påvirke.

Vi er alle sammen selv med til at skabe den kultur, vi indgår i, i kraft af vores handlinger, og vi har muligheden for at kræve kontrollen tilbage,” siger Laura Giurge.

Så lad os slutte af med en liste over tips, som både Laura Giurge fra London Business School og andre eksperter anbefaler til dig, der gerne vil blive bedre til at svare på mails, når det passer dig – og kun når det passer dig.

1. Slå (mail)notifikationer fra

Det efterhånden klassiske life hack, som vi har fået anbefalet igen og igen, men som er værd at nævne også i denne sammenhæng, fordi det er den nemmeste måde at sørge for, at du tjekker din arbejdsmail, når det passer dig, og ikke når din telefon beder om det. Så får du også færre forstyrrelser og dermed mere fokus, når du faktisk arbejder. Laura Giurge har selv alle notifikationer slået fra, både på sin computer og sin telefon.

2. Tjek mails én time i døgnet

Laura Giurge har ikke testet den her endnu, hverken videnskabeligt eller på egen krop, men det har hun planer om at gøre. Idéen er, at man sætter én time af hver dag, for eksempel mellem klokken 11 og 12, som så er det ene tidspunkt i døgnet, hvor man læser og svarer på mails. Det kan man så berede modtagerne på i et autosvar eller en mailsignatur, så de ikke forventer svar før tid. Der er tale om en moderne og mindre vidtgående variant af Napoleon Bonapartes berømte brev-hack. Den franske general ventede altid tre uger med at åbne sin post, for så havde de fleste sager alligevel løst sig i mellemtiden. Grundtanken er den samme: De fleste ting kan godt vente. Det siger næsten sig selv, at den her skal kombineres med råd nummer et, nul notifikationer.

3. Ledere skal være det gode eksempel

Det er selvfølgelig mest relevant for dig, hvis du selv er leder, men ellers kan du måske tage en åben snak med din chef om det. En virksomhedskultur siver nedad fra toppen, og derfor er det særligt vigtigt, siger Laura Giurge, at ledere fremstår som gode eksempler ved ikke at bombardere medarbejdere med mails og opkald uden for aftalte tidsrum og ved at være tydelig omkring, hvornår noget haster, og hvornår det ikke gør. Det starter med ledelsen og arbejdsgiveren,” siger Bent Greve. Ledelsen skal signalere, at når man går hjem, så går man hjem, og så er det vigtigt at klare hovedet.” Emma Russell fra University of Sussex opfordrer desuden ledere til at sætte sig ind i deres ansattes arbejdsrytmer og behov, så de kan respektere deres grænser. Nogle har ikke noget imod at få mails om aftenen, mens det for andre kan resultere i en søvnløs nat.

4. Planlæg, hvornår dine mails skal sendes

Den her deler vandene. Mange mail- og chatprogrammer giver mulighed for at forsinke afsendelsen af en besked, så den for eksempel bliver sendt om morgenen, selv om man skriver den om aftenen. Laura Giurge er ikke fan, fordi hun mener, at man kan komme til at grue for, hvor mange mails der vil vælte ind klokken 8, hvis alle begynder at planlægge mails til at blive sendt senere. Men meningen er heller ikke, at det her skal være en facitliste, men at du skal finde frem til de råd, der virker for dig og dine kolleger. Og nogle fortæller altså, at det her virker for dem. På den måde kan de, der finder ro i fleksibiliteten, få noget korrespondance overstået uden for arbejdstid uden at bebyrde deres kolleger. Til gengæld kender jeg ikke til nogen mail- eller chatklienter, der gør det muligt at ændre grundindstillingerne, så planlægning bliver en default, og man skal aktivt vælge det til, hvis man vil sende en mail uden for arbejdstiden. Det ville ellers være et oplagt nudging-tiltag, så den opfordring er hermed givet videre.

5. Bed om en deadline

En af de ting, Laura Giurge selv er begyndt at gøre, efter at hun lavede sin forskning, er at spørge, hvor meget det haster, når nogen skriver til hende med en forespørgsel. Jeg bliver selv stresset, når jeg ikke ved, hvor hurtigt det er meningen, at jeg skal reagere. Så når nogen sender mig en mail uden en deadline, så beder jeg om én,” siger hun. Hvilket bringer os til Laura Giurges sidste råd.

6. Gør det klart, når det ikke haster

Laura Giurges forskning viste altså, at vi tror, vi skal svare meget hurtigere, end afsenderne faktisk forventer det. Men den viste også, at der er en nem måde at undgå denne diskrepans. Den forsvandt nemlig helt, når afsenderen gjorde det klart, at mailen ikke var akut, og at modtageren bare kunne svare, når det passede. En simpel sætning var alt, der skulle til for at skåne modtageren for unødig stress: Det her er ikke en hastesag, så du kan bare tage dig af det, når du kan.

Vi er rigtig gode til at signalere ved hjælp af udråbstegn og store bogstaver, når noget er vigtigt. Vi føler ikke samme behov for at kommunikere, når noget ikke haster. Men det hjælper, når vi gør det. Jeg er selv begyndt at gøre det, og folk sætter virkelig pris på det,” siger Laura Giurge.

Hvis du er tilhænger af sproglig varians, er her et par andre sætninger, som ifølge Laura Giurge burde virke lige så godt:

  • Selv om jeg sender dig denne mail uden for normal arbejdstid, fordi det passer min egen arbejdsrytme bedst, så forventer jeg ikke et svar uden for arbejdstid.
  • Du skal vide, at jeg respekterer grænser mellem arbejdstid og fritid. Hvis du modtager en mail fra mig uden for arbejdstid, så værn endelig om din fritid, og vent med at svare, indtil du er på arbejde. Det er vigtigt, at vi prioriterer glæde over e-mails, hver gang det er muligt.

Okay, den sidste sætning er lidt cheesy efter min smag. Men da jeg i fredags igen tog mig selv i at skrive til freelancer Rikke uden for arbejdstid, denne gang blot for at høre, om hun havde fået gode reaktioner på en artikel, forsøgte jeg med min egen variation i en opfølgende sms:

Er blevet bevidst om, at jeg skal blive bedre til ikke at skrive til folk uden for arbejdstid. Lad mig, hvis det ikke fremgår tydeligt af dens indhold, understrege, at dén besked ikke har brug for et hurtigt svar.”

Og da Rikke skrev til mig i weekenden for at bede om et link til en artikel, var der allerede skabt en ny kultur mellem os.

PS,” skrev hun. Det er lørdag og haster selvfølgelig ikke.”

En arbejdsrevolution tager form.